¿Se puede fichar en papel en 2026?

Qué exige la ley hoy

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, obliga desde el 12 de mayo de 2019 a garantizar el registro diario de jornada. Habla de garantizar el registro, no de con qué. Por eso un cuadro en papel firmado por el trabajador sigue siendo, a día de hoy, un sistema válido.

Lo que sí impone son cuatro condiciones, y es donde el papel suele fallar:

• Diario. No vale rellenar el mes entero el último viernes, aunque las horas cuadren.
• Con el inicio y el final concretos de cada jornada, no solo el total de horas.
• Conservado cuatro años, y localizable en ese plazo.
• A disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Por qué el papel se cae en una inspección

Que sea legal no lo hace buena idea. Un registro en papel se rellena a posteriori, se corrige con típex y no deja constancia de cuándo se escribió cada línea. Frente a un inspector, la carga de demostrar que refleja la realidad es de la empresa, y un cuadro rellenado con el mismo bolígrafo y la misma letra para las cuatro semanas es exactamente lo que levanta sospechas.

Añade lo práctico: cuatro años de hojas, de varias obras o centros, localizables en el plazo que te dé el requerimiento. Las empresas que pasan por una inspección con el registro en papel no suelen repetir.

Qué cambiaría con el Real Decreto en tramitación

El borrador del nuevo Real Decreto es, precisamente, el que terminaría con el papel y con la hoja de cálculo modificable. Exigiría que el registro fuese digital e inalterable, que recogiese también las pausas, y que la Inspección pudiera acceder en remoto sin previo aviso.

Qué hacer si hoy fichas en papel

• No hay urgencia legal inmediata: sigues cumpliendo si el papel está bien llevado.
• Sí hay urgencia práctica: veinte días no dan para elegir sistema y enseñar a usarlo a la plantilla.
• Al cambiar, guarda los cuatro años de papel que ya tengas. El plazo de conservación no se reinicia por cambiar de sistema.