¿Cuánto tiempo hay que guardar los fichajes?

Qué hay que conservar

El registro de jornada de cada trabajador: qué día, a qué hora empezó y a qué hora terminó. No basta con guardar el total de horas del mes, ni con la nómina: son cosas distintas y la Inspección pide el registro diario.

El plazo se cuenta hacia atrás desde el momento en que te lo pidan, así que en la práctica hay que tener disponibles los cuatro años anteriores en cualquier momento, no los cuatro desde que se implantó el sistema.

La geolocalización no dura cuatro años

Si el sistema recoge la ubicación de cada fichaje, ese dato no se rige por el mismo plazo. El RGPD obliga a conservar los datos personales solo el tiempo necesario para la finalidad que los justificó, y la finalidad de una coordenada —comprobar que el fichaje se hizo donde debía— se agota en semanas, no en años.

Guardar cuatro años de ubicaciones de tus trabajadores es un riesgo que no te aporta nada y que tendrías que justificar ante la Agencia Española de Protección de Datos si alguien reclamara. En Fichagram las coordenadas se borran automáticamente a los tres meses y el registro horario se conserva completo, sin ubicación, los cuatro años que exige la ley.

Qué pasa si se pierden

Ante un requerimiento, no poder aportar el registro se trata como no haberlo llevado: es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, hoy sancionable entre 751 y 7.500 euros. Que se rompiera un ordenador o se cerrara la cuenta de un proveedor no es una excusa que sirva.