Inspección de Trabajo: qué registro te van a pedir
El registro diario de cada trabajador por el que pregunten, para el periodo que indiquen, y disponible en el momento. No valen las nóminas ni el cuadrante previsto: son documentos distintos.
Esta página resume qué se mira en una actuación sobre control horario, qué plazos hay y qué convierte un registro en una prueba en lugar de en un documento discutible. Con la norma citada, no de oídas.
Qué se mira
Que exista y sea diario
Un registro rellenado a final de mes no cumple, aunque las horas cuadren. Se mira si las anotaciones tienen pinta de haberse hecho cada día.
Que cuadre con lo demás
Con las nóminas, con el contrato y con lo que digan los trabajadores. Un contrato de 40 horas y un registro de 50 semanales abre otra conversación.
Los huecos
Los días sin fichaje. Si no hay nada que los explique, la duda es si se trabajó sin registrar.
Las horas extra
El registro es la prueba de si existen y de si se pagan o se compensan. Es de las razones por las que se implantó la obligación.
Los descansos
Que se respete el descanso mínimo entre jornadas y la pausa cuando la jornada continuada pasa de seis horas.
Que se pueda consultar
Los trabajadores y sus representantes tienen derecho a acceder al registro. Si solo lo tiene la gerencia en su ordenador, no se está cumpliendo.
El problema no suele ser lo que falta, es lo que no se explica
Una empresa que lleva bien el registro entrega una lista de fichajes y se queda tranquila. Pero en esa lista hay días sin nada, y un día sin fichaje admite dos lecturas: que esa persona estaba de vacaciones, o que trabajó y no se registró. La segunda es justo la infracción que se busca.
Por eso lo que se entrega debería llevar también las ausencias que justifican los huecos —vacaciones, bajas, permisos, festivos— y la jornada semanal prevista de cada trabajador. Sin lo segundo, el cuadrante de quien libra el miércoles y trabaja el sábado se lee como faltas todas las semanas.
Es un dato que casi todas las empresas tienen y casi ninguna entrega, porque el sistema que usan no lo junta.
Lo que se sanciona hoy
751 – 7.500 €
Infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, por empresa. Se aplica tanto a no llevar el registro como a llevarlo sin que refleje la realidad, que a efectos prácticos es lo mismo.
El Real Decreto en tramitación prevé cambiar el cálculo a un importe por cada trabajador afectado, hasta 10.000 euros. Todavía no está publicado en el BOE, así que hoy sigue rigiendo lo de arriba.
Cómo se entrega con Fichagram
En todos los planes puedes exportar el registro. Lo que cambia es el formato y hasta dónde llega:
| Plan | Qué puedes entregar |
|---|---|
| Free | Exportación en CSV. |
| Pro | Excel y PDF con sello de integridad, además del CSV. |
| Business | Enlace temporal de solo lectura para el inspector, además de todo lo anterior. |
El enlace para el inspector
Se genera desde el panel y dura 72 horas. El inspector lo abre sin cuenta y sin instalar nada. Puedes acotarlo al periodo exacto que te hayan pedido, y el periodo va dentro del enlace firmado, así que quien lo reciba no puede ampliarlo.
Lleva los registros, las ausencias justificadas, la jornada prevista de cada trabajador y un sello HMAC-SHA256 que permite comprobar que no se ha alterado nada. Disponible en el plan Business.
Qué hacer antes de que llegue
- Comprueba que puedes sacar el registro de un año concreto en cinco minutos. Si tienes que pedírselo a alguien o buscar en carpetas, en una visita no llegas.
- Mira si tus huecos se explican solos. Registra las vacaciones, las bajas y los permisos en el mismo sitio que los fichajes. Tenerlos en otro sitio es tenerlos a medias.
- Asegúrate de que tus trabajadores pueden ver sus propios registros. Es un derecho suyo y una de las cosas que se comprueba.
- Conserva lo antiguo al cambiar de sistema. El plazo de cuatro años no se reinicia porque cambies de proveedor.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué pide exactamente la Inspección de Trabajo?
- El registro diario de jornada de los trabajadores por los que pregunte y para el periodo que indique: qué día, a qué hora empezó cada uno y a qué hora terminó. No basta con las nóminas, ni con el cuadrante previsto, ni con el total de horas del mes: son documentos distintos y lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es el registro diario real.
- ¿En qué plazo hay que entregarlo?
- Depende de cómo llegue. En una visita al centro de trabajo, el registro tiene que estar disponible allí mismo, porque la ley obliga a tenerlo a disposición en el propio centro. Si llega por requerimiento escrito, el plazo lo fija el propio requerimiento y suele ser de días, no de semanas. En ninguno de los dos casos da tiempo a reconstruirlo.
- ¿Qué multa hay por no llevar el registro?
- Con la norma vigente, no llevar el registro de jornada o llevarlo sin que refleje la realidad es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionable entre 751 y 7.500 euros por empresa. El Real Decreto en tramitación prevé cambiar el cálculo a un importe por cada trabajador afectado, con un tope de 10.000 euros por trabajador.
- ¿Vale un Excel como registro ante la Inspección?
- Hoy sí, formalmente: la norma vigente no impone soporte. El problema es práctico. Una hoja de cálculo se modifica sin dejar rastro, y si el inspector sospecha que se rellenó la víspera es la empresa quien tiene que demostrar que refleja la realidad. Un registro que se bloquea al cerrar la jornada y que puede verificarse evita esa conversación entera.
- ¿Qué pasa con los días en los que no hay fichaje?
- Es lo primero que mira un inspector, y por eso conviene que el registro los explique. Un día sin fichaje puede ser vacaciones, una baja, un permiso o un día que esa persona no trabaja según su cuadrante; o puede ser una jornada trabajada y no registrada, que es la infracción. Si entregas solo los fichajes, el inspector no puede distinguirlo y la duda juega en tu contra.
- ¿Cómo se entrega el registro con Fichagram?
- En los planes Free y Pro, exportando en CSV, Excel o PDF. En el plan Business puedes además generar un enlace temporal de solo lectura, válido 72 horas y acotable al periodo que te pidan, que el inspector abre sin necesidad de cuenta. Ese enlace incluye los registros, las ausencias que justifican los huecos, la jornada semanal prevista de cada trabajador y un sello de integridad HMAC-SHA256 que permite comprobar que nada se ha alterado.
Referencias: artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), en la redacción dada por el Real Decreto-ley 8/2019; artículo 7.5 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000). Última revisión: 14 de agosto de 2026. No es asesoramiento jurídico: para una actuación concreta, consulta con tu asesoría laboral.
Ten el registro listo antes de necesitarlo
El plan gratuito es permanente y ya incluye lo que la ley exige: conservación de cuatro años, jornada bloqueada al cerrarse y registro de ausencias. Puedes probarlo con un empleado sin comprometerte a nada.
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