Control horario por WhatsApp: se puede, con pegas

Qué hace falta para fichar por WhatsApp

No sirve el WhatsApp normal ni el WhatsApp Business de la tienda de aplicaciones: para que un sistema registre fichajes automáticamente hace falta la API para empresas. Y ahí empiezan los requisitos.

• Una cuenta de Meta Business verificada, con la documentación de la empresa.
• Un número de teléfono dedicado, que no se puede usar ya en la app normal.
• Plantillas de mensaje aprobadas por Meta para todo lo que envíe la empresa por iniciativa propia.
• O bien la Cloud API de Meta directamente, o bien un proveedor intermediario, que suele cobrar su propia cuota además de lo que cobre Meta.

Es un trámite de semanas, no de tarde. Para una empresa que quiere que su gente empiece a fichar el lunes, esa es la pega de verdad.

Lo que cuesta, con los números de Meta

Desde el 1 de julio de 2025 Meta cobra por mensaje entregado, no por conversación. Pero hay un matiz que juega a favor del control horario:

Lo que sí se paga es todo lo que sale de la empresa fuera de esa ventana: un recordatorio a quien no ha fichado, el resumen diario al responsable, la invitación a un empleado nuevo. Cada uno es una plantilla, y cada plantilla se cobra y hay que tenerla aprobada de antemano.

WhatsApp y Telegram, uno al lado del otro

La última fila es la que WhatsApp gana, y no es menor: lo tiene todo el mundo. Si tu plantilla no usa Telegram, habrá que instalarlo. Es una app gratuita que funciona en móviles viejos, pero es una app más, y conviene saberlo antes que después.

Lo que sí resuelve fichar desde un chat

Da igual cuál de los dos: la ventaja está en el planteamiento. No hay que instalar una aplicación de la empresa en el móvil personal, no hay cuenta que crear ni contraseña que recuperar, y la interfaz de chat no hay que explicarla. En equipos que rotan o que trabajan en varias obras, esa fricción de menos es la diferencia entre un registro que se lleva y uno que no.

Que sea el móvil del trabajador sigue siendo una conversación aparte, y está tratada en su propia guía.

Preguntas frecuentes

¿Se puede fichar por WhatsApp?

Sí, técnicamente se puede. WhatsApp tiene una API para empresas que permite montar un bot capaz de recibir mensajes y compartir ubicación, que es todo lo que hace falta para registrar una entrada y una salida. Lo que complica el asunto no es la tecnología, sino el alta: hace falta una cuenta de Meta Business verificada, un número dedicado y plantillas de mensaje aprobadas por Meta antes de poder enviar nada por iniciativa propia.

¿Cuánto cuesta fichar por WhatsApp?

Desde el 1 de julio de 2025 Meta cobra por mensaje entregado. La buena noticia para el control horario es que cuando el trabajador escribe primero se abre una ventana de 24 horas en la que las respuestas del bot son gratuitas, y fichar siempre lo inicia el trabajador. Lo que sí se paga son los mensajes que envía la empresa fuera de esa ventana: recordatorios, resúmenes o avisos. A eso hay que sumarle lo que cobre el proveedor intermediario, si usas uno.

¿Es legal fichar desde una aplicación de mensajería?

Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar un registro diario de jornada pero no impone ningún soporte: no dice terminal, ni huella, ni aplicación concreta. Lo que exige es que el registro sea diario, refleje la realidad, se conserve cuatro años y esté a disposición de los trabajadores y de la Inspección. Un fichaje enviado por mensajería y guardado en un sistema que cumpla eso es tan válido como un reloj de pared.

¿Por qué Fichagram usa Telegram y no WhatsApp?

Por el trámite y por los botones, no por el precio del mensaje. La API de bots de Telegram es gratuita, se activa en minutos y no exige aprobar plantillas ni verificar una empresa ante nadie. Además admite teclados de botones sin límite práctico, mientras que WhatsApp permite tres botones de respuesta por mensaje, que se quedan cortos para entrada, pausa, salida y cambio de obra. Para una empresa que quiere empezar a fichar esta semana, la diferencia es real.

¿Tienen que instalar mis empleados Telegram?

Sí, si no lo tienen. Es una aplicación gratuita, funciona en móviles antiguos y ocupa poco, pero es honesto decir que WhatsApp está más extendido en España y que para algún trabajador será una app nueva. A cambio no se instala ninguna aplicación de la empresa en el móvil personal, que suele ser la objeción de verdad.

¿Vais a añadir WhatsApp?

Está sobre la mesa, sin fecha. Si la demanda se confirma, el trabajo es asumible: la parte de fichar sería casi gratuita al iniciarla siempre el trabajador. Preferimos construirlo cuando haya clientes pidiéndolo a prometerlo antes de tenerlo.