Ayuda: cómo usar Fichagram

Puesta en marcha

De principio a fin son unos veinte minutos, y la mayor parte es dar de alta a la gente.

1. 01

   Crea la cuenta y completa los datos de la empresa

   Al registrarte se te pide el NIF y los datos de facturación. Hasta que no estén, el panel te lleva a completarlos: son los que aparecen en los informes que se entregan a la Inspección, así que conviene ponerlos bien desde el principio.

2. 02

   Da de alta a los empleados

   Desde Empleados, con el nombre completo de cada persona tal y como lo vas a decir. Después le pasas el enlace del bot —lo tienes en el panel, para compartir por WhatsApp o como quieras— y la primera vez el trabajador escribe ahí su nombre. El bot lo busca entre tu plantilla y deja vinculada su cuenta de Telegram con su ficha: por eso cada fichaje queda atribuido a una persona concreta, y por eso solo hace falta hacerlo una vez.

3. 03

   Crea las obras o proyectos

   Desde Proyectos. Sirven para imputar las horas: al fichar, el trabajador elige a cuál va la jornada. Si solo tienes un centro de trabajo, con uno basta.

4. 04

   Configura los días de trabajo

   En Vacaciones fijas los días que trabaja la plantilla y cuántas horas. De ahí sale lo que el panel considera una falta. Si no tocas nada se aplica lunes a viernes, que es lo que la mayoría necesita.

Cómo ficha un empleado

Abre el chat del bot en Telegram y pulsa Entrada. Telegram le pide compartir la ubicación: un toque. Al terminar, pulsa Salida y la jornada se cierra.

Una jornada cerrada queda bloqueada: ni el trabajador ni tú podéis modificarla después, y cualquier intento queda anotado. Es lo que convierte el registro en una prueba en vez de en una hoja que se puede retocar.

Hace falta conexión en el momento de fichar, porque el fichaje viaja por Telegram. En una zona sin cobertura habrá que fichar donde la haya, y esa será la ubicación registrada.

Vacaciones, bajas y turnos

En Vacaciones registras una ausencia por rango de fechas y el sistema crea los días saltando los que esa persona no trabaja. Los verás agrupados —«del 3 al 14 de agosto»— y se anulan de una vez.

Solo las vacaciones descuentan del saldo anual. Una baja médica o un permiso justifican el día pero no gastan vacaciones, porque confundirlo le quitaría al trabajador días a los que tiene derecho.

En la misma pantalla fijas los días de convenio y el cuadrante semanal de cada persona. Todo esto está en los tres planes.

Entregar el registro

Desde Fichajes exportas el periodo que necesites. En el plan gratuito, en CSV; en Pro, además en Excel y PDF con sello de integridad.

Con el plan Business puedes generar un enlace temporal de solo lectura, válido 72 horas y acotable al periodo que te pidan, que el inspector abre sin necesidad de cuenta. Incluye las ausencias que justifican los huecos y la jornada prevista de cada trabajador, para que un día sin fichaje no se lea como un incumplimiento. Está explicado en detalle en la página sobre la Inspección de Trabajo.

Cuando algo no cuadra

Al empleado le dice que no encuentra su nombre

El bot busca el nombre que escribe entre los que tienes dados de alta, así que tienen que coincidir. Los acentos y las mayúsculas dan igual, pero un apellido de más o de menos no: si en Empleados está como «Juan Pérez García», eso es lo que tiene que escribir. Compruébalo en su ficha y corrígelo ahí si hace falta.

El empleado dice que hay más de uno con su nombre

Ocurre cuando dos fichas tienen exactamente el mismo nombre. El bot no vincula ninguna a propósito: si eligiera mal, los fichajes de una persona quedarían a nombre de otra. Distingue las dos fichas en Empleados —con el segundo apellido, normalmente— y que lo vuelva a intentar.

Alguien olvidó fichar la salida

La jornada queda abierta y aparece en el panel como sin cerrar. Cuanto antes se corrija, mejor: una jornada abierta distorsiona el cómputo del día y arrastra el descanso entre jornadas del día siguiente. Registra la incidencia desde el calendario del empleado explicando lo ocurrido.

Un fichaje aparece con una ubicación rara

El GPS pierde precisión en interiores, sótanos y entre estructuras metálicas. El sistema registra la posición pero no rechaza el fichaje por ella, precisamente porque un rechazo por error dejaría a esa persona sin su registro de jornada. Abre el punto en el mapa desde el fichaje y decide tú.

Un empleado de vacaciones aparece como que falta

Eso significa que la ausencia no está registrada. Dala de alta en Vacaciones por rango de fechas y esos días dejan de contar como faltas de forma automática, también hacia atrás.

Alguien trabaja el sábado y no se le cuenta

Su cuadrante semanal no incluye el sábado. En Vacaciones, en la sección de días de trabajo, puedes darle un turno propio distinto al del resto de la plantilla.

Un trabajador pide sus datos o que se borre su ubicación

Desde el panel puedes exportar todos sus datos y anonimizar sus coordenadas. Está disponible en todos los planes, incluido el gratuito: es una obligación legal de la empresa y no nos parece algo que deba depender de la tarifa.