Terminos del Servicio y Acuerdo de Tratamiento de Datos

Ultima actualizacion: 30 de marzo de 2026

PARTE I — Terminos del Servicio

1. Objeto

Fichagram es una plataforma SaaS de control horario que permite a empresas y autonomos (en adelante, el "Cliente") registrar la jornada laboral de sus empleados mediante un bot de Telegram con geolocalizacion y un panel de administracion web.

2. Planes y facturacion

Fichagram ofrece planes con diferentes limites de empleados y proyectos. Los precios, limites y condiciones de cada plan se muestran en el panel de administracion. El Cliente puede cambiar de plan en cualquier momento. La facturacion se gestiona a traves del sistema de suscripciones integrado.

3. Obligaciones del Cliente

• Proporcionar informacion veraz y mantenerla actualizada.
• Informar a sus empleados sobre el uso de la herramienta de fichaje y geolocalizacion antes de que comiencen a utilizarla, conforme a la normativa laboral y de proteccion de datos.
• Garantizar que cuenta con base juridica suficiente para el tratamiento de los datos de sus empleados (registro horario obligatorio + geolocalizacion por interes legitimo).
• Consultar con los representantes de los trabajadores cuando sea preceptivo.
• No utilizar el servicio para fines distintos del control horario laboral.

4. Responsabilidad

Fichagram se compromete a mantener el servicio disponible y seguro, aplicando las medidas tecnicas y organizativas descritas en la Politica de Privacidad. No obstante, Fichagram no sera responsable de interrupciones derivadas de causas de fuerza mayor, mantenimiento programado o fallos de terceros proveedores de infraestructura.

El Cliente es el unico responsable del uso que haga de los datos de sus empleados y del cumplimiento de sus obligaciones como responsable del tratamiento.

5. Inalterabilidad y auditoria de registros

Conforme al articulo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y al borrador de Real Decreto sobre registro de jornada digital, Fichagram garantiza la inalterabilidad de los registros de fichaje:

• Bloqueo automatico: cada fichaje se bloquea automaticamente al cerrarse, impidiendo su modificacion posterior.
• Registro de auditoria: toda operacion sobre fichajes (creacion, modificacion, cierre, archivado) queda registrada con identificacion del usuario, fecha y hora, y valores anteriores y posteriores.
• Verificacion de integridad: los datos exportados incluyen un hash criptografico (SHA-256) que permite verificar que no han sido alterados.

6. Acceso del trabajador a sus registros

Fichagram permite a los empleados consultar sus propios registros de fichaje a traves de un enlace temporal (24 horas de validez) generado desde el bot de Telegram. Este acceso es de solo lectura y esta limitado exclusivamente a los datos del propio empleado, en cumplimiento del articulo 34.9 ET que obliga a la puesta a disposicion de los registros a los trabajadores.

7. Acceso de inspeccion

El Cliente puede generar desde el panel de administracion un enlace temporal de solo lectura (72 horas de validez) para facilitar el acceso a los registros de fichaje por parte de la Inspeccion de Trabajo y Seguridad Social u otros organismos competentes. Los datos se presentan con verificacion de integridad (HMAC-SHA256) y en formato interoperable (JSON estandarizado).

8. Baja y cancelacion

El Cliente puede cancelar su cuenta en cualquier momento. Tras la cancelacion, los datos se conservaran durante los plazos legales obligatorios (4 anos para registros horarios) y posteriormente se eliminaran de forma segura.

PARTE II — Acuerdo de Tratamiento de Datos (Art. 28 RGPD)

El presente acuerdo regula el tratamiento de datos personales que Fichagram (en adelante, el "Encargado") realiza por cuenta del Cliente (en adelante, el "Responsable") en el marco de la prestacion del servicio.

9. Objeto del tratamiento

• Naturaleza: registro y almacenamiento de fichajes horarios con geolocalizacion.
• Finalidad: prestar el servicio de control horario contratado por el Responsable.
• Duracion: mientras dure la relacion contractual, mas los plazos legales de conservacion.
• Tipos de datos: datos identificativos de empleados, registros horarios, coordenadas GPS.
• Categorias de interesados: empleados del Responsable.

10. Obligaciones del Encargado (Fichagram)

• Tratar los datos personales unicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable y para la finalidad descrita.
• No comunicar los datos a terceros, salvo obligacion legal o autorizacion expresa del Responsable.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos se han comprometido a respetar la confidencialidad.
• Aplicar las medidas tecnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad del tratamiento (detalladas en la Politica de Privacidad, seccion 7).
• Asistir al Responsable en el cumplimiento de sus obligaciones: respuesta a ejercicio de derechos, notificacion de brechas de seguridad, evaluaciones de impacto.
• Notificar al Responsable sin dilacion indebida cualquier brecha de seguridad que afecte a datos personales.
• Al finalizar la relacion, suprimir o devolver los datos personales segun elija el Responsable, salvo obligacion legal de conservacion.
• Poner a disposicion del Responsable toda la informacion necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones.

11. Subencargados

El Encargado podra recurrir a los siguientes subencargados del tratamiento para la prestacion del servicio:

• Vercel Inc. — alojamiento de la aplicacion web (panel de administracion).
• Railway Corp. — alojamiento del bot de Telegram.
• Odoo S.A. — sistema ERP donde se almacenan los datos (fichagram.com).

Todos los subencargados estan sujetos a obligaciones equivalentes a las establecidas en este acuerdo. El Responsable autoriza de forma general la contratacion de subencargados, con la obligacion del Encargado de informar de cualquier cambio con antelacion suficiente.

12. Herramientas RGPD disponibles

Fichagram pone a disposicion del Cliente las siguientes herramientas tecnicas para facilitar el cumplimiento del RGPD:

• Exportacion de datos: descarga de todos los fichajes de un empleado en formato JSON (derecho de acceso y portabilidad).
• Anonimizacion de GPS: eliminacion de coordenadas de geolocalizacion por empleado o por antiguedad (derecho de supresion).
• Purga automatica: las coordenadas GPS se anonimizan automaticamente transcurridos 3 meses.
• Aviso de privacidad: el bot de Telegram muestra un aviso informativo a cada empleado la primera vez que se vincula.
• Acceso del trabajador: cada empleado puede consultar sus propios fichajes mediante un enlace temporal generado desde el bot de Telegram (24 horas de validez, solo lectura, datos exclusivamente propios).
• Acceso de inspeccion: generacion de enlace temporal de solo lectura (72 horas) con verificacion de integridad para la Inspeccion de Trabajo u organismos competentes.
• Formato interoperable: exportacion estandarizada en formato JSON (fichagram-registro-jornada-v1) que incluye empresa, configuracion laboral, resumen, registros y hash de integridad.

13. Evaluacion de Impacto (EIPD)

El tratamiento de datos de geolocalizacion de empleados puede requerir la realizacion de una Evaluacion de Impacto en Proteccion de Datos (EIPD) conforme al articulo 35 del RGPD y la lista publicada por la AEPD. La obligacion de realizarla corresponde al Responsable (el Cliente), si bien Fichagram cooperara facilitando toda la informacion tecnica necesaria sobre el tratamiento que realiza.

Fichagram pone a disposicion del Cliente una plantilla de EIPD pre-rellenada con la informacion tecnica del tratamiento, que el Cliente puede personalizar con los datos de su organizacion.

14. Legislacion aplicable

Este acuerdo se rige por la legislacion espanola, en particular:

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
• Ley Organica 3/2018, de 5 de diciembre, de Proteccion de Datos Personales y garantia de los derechos digitales (LOPDGDD).
• Real Decreto Legislativo 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores), articulos 20.3 y 34.9.